การประเมินผลโครงการด้านการพัฒนาระบบสารสนเทศ จะประเมินผลโครงการอย่างไร

การประเมินผลโครงการด้านการพัฒนาระบบสารสนเทศ จะประเมินผลโครงการอย่างไร
ตามในเนื้อหาเลยน่ะครับ...
จะมีขั้นตอการประเมินดังนนี้นะครับ
1. การกำหนดโครงการที่จะทำการประเมิน (Program definition) ผู้บริหารโครงการจะต้องเป็นผู้ตัดสินใจว่าต้องการทราบประสิทธิภาพและประสิทธิผลของโครงการใด ต้องการใช้ผลของการประเมินไปทำอะไร และเลือกผู้ที่จะทำการประเมิน ซึ่งต้องมีการพิจารณาร่วมกันว่าโครงการดังกล่าวมีความเป็นไปได้ที่จะทำการประเมินเพียงใด โครงการที่สมควรที่จะได้รับการประเมินควรมีลักษณะพื้นฐานสำคัญ 3 ประการคือ เป็นโครงการที่เสนอแนวคิดในการจัดกระทำอย่างกระจ่างชัด เป็นโครงการที่บอกถึงวัตถุประสงค์ และ/หรือผลอย่างชัดเจน และเป็นโครงการที่แสดงเหตุผลและสาเหตุที่เกี่ยวเนื่องของวัตถุประสงค์และ/หรือผลของ โครงการ อย่างไรก็ตาม หากโครงการที่ผู้บริหารต้องการให้มีการประเมินไม่มีลักษณะพื้นฐานดังกล่าว ผู้บริหารก็สามารถให้ทำการประเมินได้ โดยผู้บริหารเป็นผู้นิยามแนวความคิด วัตถุประสงค์ และผลที่ต้องการให้บังเกิดขึ้นในโครงการให้ชัดเจนขึ้น เพื่อให้ผู้ประเมินทราบและถือเป็นกรอบความคิดในการประเมิน
2. การออกแบบการประเมิน (Design) แม้ว่าผู้บริหารส่วนใหญ่จะไม่ทราบถึงระเบียบวิธีการประเมิน แต่ควรมีส่วนร่วมในการพิจารณาความเหมาะสมของการวัดผลโครงการ ซึ่งผู้ประเมินอาจนำเสนอแบบการประเมินให้ผู้บริหารทราบว่า จะดำเนินการประเมินอย่างไร ประเด็นที่จะวัดมีอะไรบ้าง และจะวัดอย่างไร ผลของการวัดจะให้ความหมายอย่างไรต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร เพื่อให้ผู้บริหารพิจารณาถึงนัยสำคัญหรือความสำคัญของสิ่งที่เป็นข้อค้นพบของการประเมินว่าจะนำไปใช้ในการปรับปรุงโครงการ หรือการบริหารที่เหมาะสมได้หรือไม่เพียงใด
3. การดำเนินการ (Implementation) การประเมินจะทำได้คำตอบสมบูรณ์และเป็นประโยชน์เพียงใด ขึ้นอยู่กับความร่วมมือจากบุคคลที่เกี่ยวข้องในโครงการ และบุคคลส่วนใหญ่จะให้ความร่วมมือหากว่าผลการประเมินจะไม่เป็นโทษภัยมาถึงตัวเองหรือผู้ปฏิบัติคนใดคนหนึ่งในที่สุด ดังนั้นจึงเป็นเรื่องที่ผู้บริหารและผู้ประเมินต้องทำความเข้าใจกันให้ได้ว่า ผลการประเมินจะนำไปสู่การพิจารณาถึงประสิทธิภาพประสิทธิผลของโครงการ ไม่ใช่เพื่อการพิจารณาความดีความชอบหรือพิจารณาโทษวินัยหรืออื่น ๆ แก่ผู้ปฏิบัติงานในโครงการ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานในโครงการเต็มใจให้ความร่วมมือในการให้ข้อมูลที่เป็นจริง และไม่มองว่าผู้ประเมินไปจับผิดหรือตรวจสอบเพื่อพิจารณาโทษ ซึ่งจะทำให้ได้ผลการประเมินที่ถูกต้องเป็นจริงและเป็นประโยชน์ นอกจากนี้ ผู้บริหารควรให้แจ้งให้ผู้ปฏิบัติงานในโครงการได้ทราบถึงเจตนารมณ์ในการประเมิน และขอให้ทุกคนให้ความร่วมมือกับผู้ประเมินด้วย
4. การรายงาน (Reporting) ในการรายงานผลการประเมิน ผู้ประเมินต้องรายงานในสิ่งที่ผู้บริหารต้องการ มิใช่หมายความว่าให้รายงานผลอย่างที่ผู้บริหารต้องการให้เป็น แต่หมายความว่าให้รายงานในสิ่งที่ผู้บริหารต้องการทราบว่าผลเป็นอย่างไร หากรายงานผลมีประเด็นที่ผู้บริหารสนใจ ผู้บริหารก็จะเห็นความสำคัญของการประเมินผล และผลการประเมินก็จะได้รับการใช้ประโยชน์ในการปรับปรุงการบริหารงานในโครงการ รวมทั้งการตัดสินใจเกี่ยวกับโครงการ ดังนั้นผู้ประเมินกับผู้บริหารต้องมีการเจรจาตกลงกันในเบื้องต้นว่าต้องการให้รายงานผลในประเด็นใดบ้าง
5. การนิยามบทบาท (Role definition) ต้องทำการตกลงสร้างความเข้าใจระหว่างผู้บริหารโครงการกับผู้ประเมินว่าการประเมินโครงการเป็นผลประโยชน์ร่วมกัน และสามารถใช้ประโยชน์จากผลการประเมินเพื่อการปรับปรุงโครงการและพัฒนาประสิทธิภาพการบริหาร มิใช่ผู้ประเมินไปตรวจสอบการทำงานของผู้บริหาร และไม่ใช่ผู้ประเมินจะทำการประเมินผลโครงการเฉพาะในสิ่งที่ตนสนใจ ทั้งสองฝ่ายต้องพูดกันให้ชัดเจนแต่เบื้องแรกว่า บทบาทของผู้ประเมินเป็นเพียงผู้เก็บวิเคราะห์ข้อมูล ประเมินคุณค่าของโครงการ และเสนอแนะแนวทางการปรับปรุงโครงการตามข้อมูลและแนวความคิดทางวิชาการ ซึ่งจะทำหน้าที่ในการบรรยายรายงานสิ่งที่ปรากฏในโครงการ สิ่งที่ไม่ปรากฏในโครงการ และความสัมพันธ์ระหว่างเกณฑ์หรือมาตรฐานความสำเร็จที่กำหนดไว้ในแผนของโครงการกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริง ๆ ในโครงการ ส่วนผู้บริหารเป็นผู้กำหนดขอบเขต และประเด็นที่ต้องการให้มีการประเมิน และพิจารณาวินิจฉัยคุณค่าและผลของการประเมินว่าจะนำไปใช้ประโยชน์ในการบริหารโครงการหรือไม่อย่างไร
6. การดำเนินการถึงระดับมาตรฐานของโครงการ (Meeting of standard) ตามที่กล่าวไว้แล้วว่า ผู้ประเมินเป็นผู้เก็บความจริงที่ปรากฏในโครงการตามลักษณะและระดับการปฏิบัติงาน และถ่ายทอดให้ผู้บริหารทราบว่าการปฏิบัติจริงในโครงการมีความสัมพันธ์กับระดับมาตรฐานหรือเกณฑ์ที่กำหนดไว้มากน้อยเพียงใด ในโครงการที่เกณฑ์หรือมาตรฐานกำหนดไว้อย่างชัดเจน ผู้ประเมินสามารถรายงานได้เลยกิจกรรมหนึ่ง ๆ ได้ดำเนินการไปถึงระดับมาตรฐานหรือไม่ แต่บางวัตถุประสงค์โครงการหรือบางโครงการเกณฑ์หรือมาตรฐานกำหนดไว้ไม่ชัดเจน ผู้ประเมินจะทำได้ก็เพียงสังเกตการณ์ เก็บข้อมูลและรายงานให้ผู้บริหารทราบถึงสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในโครงการเท่านั้น เพราะไม่มีเกณฑ์วัดระดับความสำเร็จไว้ ในกรณีนี้เป็นความรับผิดชอบของผู้บริหารโครงการที่จะตัดสินเองว่าผลการดำเนินงานดังกล่าวมีความสอดคล้องหรือเบี่ยงเบนไปจากเกณฑ์เพียงใด กิจกรรมใดที่ควรนำมาปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นในอนาคต
7. ความสำคัญของการศึกษาสาเหตุของปัญหา (Importance of "why") สำหรับผู้บริหารโครงการ ในการตัดสินหรือพิจารณาผลการปฏิบัติงานในโครงการ จำเป็นต้องทราบว่าปัญหาในการปฏิบัติงานคืออะไร มีปัญหามากน้อยเพียงใด อะไรเป็นสาเหตุแห่งปัญหาเหล่านั้น และทำไมจึงเป็นเช่นนั้น ทั้งผู้ประเมินและเจ้าหน้าที่ในโครงการต้องมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลซึ่งกันและกัน ผู้ประเมินควรมีทักษะในการจำแนกแยกแยะปัญหา การสร้างแบบวัดที่สามารถสะท้อนปัญหาได้ โดยการตรวจสอบร่วมกันกับเจ้าหน้าที่ในโครงการระหว่างการประเมินผล เพื่อให้คำอธิบายที่เพียงพอจะตอบว่าอะไรเป็นสาเหตุของปัญหาดังกล่าว ตัวอย่างเช่น เมื่อการฝึกอบรมแสดงให้เห็นว่าระดับความรู้ความเข้าใจของผู้เข้ารับการฝึกอบรมอยู่ในระดับต่ำกว่ามาตรฐาน เจ้าหน้าที่ในโครงการจะบอกได้ว่ามีหัวข้ออะไรบ้างที่ไม่มีการพูดกันหรือมีการบรรยายเพียงเล็กน้อยในระหว่างการฝึกอบรม หรืออาจพบว่าสิ่งที่ได้รับจากการศึกษาดูงานไม่เป็นไปตามโครงการเนื่องจากความไม่พร้อมของสถานที่หรือองค์กรที่เป็นแหล่งศึกษาดูงาน หรือกลุ่มที่จะให้ไปดูงานกำลังประสบปัญหาภายใน ทำให้ประสบการณ์จากการศึกษาดูงานไม่ให้ผลเท่าที่ควร ส่งผลให้ระดับความรู้ความเข้าใจในการฝึกอบรมบกพร่องลงไป ในบางโครงการ สาเหตุของปัญหาอุปสรรคในโครงการมีความซับซ้อน แต่คำตอบประเด็นดังกล่าวมีความจำเป็นสำหรับผู้บริหารในการพิจารณาเลือกแนวทางการทำงานต่อไป ในกรณีนี้ ผู้บริหารโครงการและทีมงานอาจต้องเป็นฝ่ายหาข้อมูลมาประกอบเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่ผู้ประเมินค้นพบ เพราะเป็นฝ่ายที่อยู่ใกล้ชิดและมีความสัมพันธ์กันอย่างต่อเนื่องกับเจ้าหน้าที่ในโครงการ จึงกล่าวได้ว่า บางกรณี เจ้าหน้าที่ในโครงการสามารถหาข้อมูลได้ง่ายกว่าผู้ประเมิน โดยเฉพาะข้อมูลที่ล่อแหลมบางประการ